Digitale Signatur & Datenerfassung

EINFACH, SCHNELL UND KOSTENSPAREND

Unterschrift jetzt digital!
Bis vor kurzem musste der Meldeschein in Österreich ausgedruckt und vom Gast unterschrieben werden. Zusätzlich war es notwendig, diesen in papiergebundener Form inkl. Unterschrift aufzubewahren. Die handschriftliche Unterschrift kann zukünftig digital ersetzt werden. Dabei bleibt es jedem Betrieb überlassen, welche Form (Papier oder digital) gewählt wird der Registrierung inkl. Unterschrift seiner Gäste. Der Gast leistet seine Unterschrift beispielsweise auf dem Smartphone, einem Tablet oder „Pad“, wie dies etwa bei Zustellvorgängen der Post üblich ist. Mit der Bestätigung werden die Daten ins Meldesystem übernommen und der Meldeschein wird als „digital signiert“ markiert. Ein Ausdruck der Daten des Gästedatenblattes und manueller Unterschrift auf dem Papier ist somit nicht mehr erforderlich.

BITTE entscheiden Sie sich für eine Variante um ein Chaos zu vermeiden!

Automatisierte Datenerfassung
Beim Pre-/Checkin wird das Reisedokument mit einer einfachen Webcam, Tablet oder Smartphone gescannt. Die Daten werden voll automatisiert in den elektronischen Meldeschein übernommen was Zeit spart und fehlerhafte Eingaben verhindert. Beim Einlesen der Daten von internationalen Reisedokumenten wird auf ein zertifiziertes Verfahren zugegriffen, das u.a. auf Flughäfen, bei Interpol aber auch bei behördlichen Ämtern zum Einsatz kommt. Einlesbar sind Reisedokumente jeglicher Art, d.h. Reisepass und Personalausweis aus allen Ländern.

• Einfach und schnell: Einscannen des Reisedokumentes über Webcam oder Smartphone beim Checkin des Gastes oder
• Pre CheckIn, d.h. Vermieter übermittelt dem Gast bereits vor Anreise ein Online-Formular, wo der Gast direkt von zu Hause aus mit seinem Smartphone sein Reisedokument scannt und die Meldedaten ins System übermittelt.
• Daten werden voll automatisiert in den elektronischen Meldeschein übernommen.
• Kein Ausdruck des Meldescheines mehr notwendig für die Unterschriftsleistung.
• Digitale Unterschrift des Gastes beim CheckIn bestätigt die Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten.
• Mit der Bestätigung werden die Daten ins Meldesystem übernommen.
• Der Meldeschein wird als „digital signiert“ markiert.
• Ein Ausdruck der Daten des Gästedatenblattes und manueller Unterschrift auf dem Papier entfällt.

2 Szenarien für die Gästemeldung mit digitaler Unterschrift:
Gast checkt bei Anreise selbst „online“ ein
Über einen, vom System bereitgestellten Self-CheckIn- Link (Demo-Link) kann der Gast selbst
via Smartphone oder Tablett seinen CheckIn an der Rezeption oder im Appartement durchführen und digital unterschreiben. Als Service empfiehlt es sich auch ein Tablet/IPad mit Tastatur und Onlineverbindung im CheckIn-Bereich bereitzustellen.

Gästemeldung erfolgt durch den Vermieter via MeldeClient
Die Gästemeldung bei Anreise erfolgt wie gehabt durch den Vermieter via WebClient, anstatt der Unterschrift auf dem gedruckten Meldeschein erfolgt diese über ein „Signatur-PAD“ (wird direkt am PC via USB angeschlossen).

Verfügt ein Betrieb über ein Hotelprogramm mit eigenem Modul für die elektronische Gästemeldung kann der Self-CheckIn-Link zur Anwendung kommen – alle über diesen Weg gemeldeten Gäste stehen via Schnittstelle für einen Import in das eigene Meldewesen-Modul zur Verfügung. Voraussetzung ihr Hotelprogrammpartner unterstützt diese Schnittstelle.

Die Kosten für die Erweiterung übernimmt der Tourismusverband für alle Vermieter in der Region!

Bei Fragen ist das EDV Team gerne unter edv@traunsee-almtal.at für Sie erreichbar!